Comment réaliser le cahier des charges de mon projet digital ?

Avant de commencer à chercher des développeurs ou une agence, nous vous conseillons de rédiger un cahier des charges. Cela n’est pas aussi simple qu’il n’y paraît, on vous explique ce qu’est un cahier des charges et à quoi cela sert exactement.

On peut comparer le cahier des charges aux plans d’une maison. Il est donc essentiel de le réaliser en amont du lancement de votre projet pour faciliter la conception et le développement de votre future application. Le cahier des charges est un document qui regroupe l’ensemble des règles qui composent votre projet, il sert de guide pour les différentes parties prenantes. En quelques mots, il permet de fixer les exigences, la répartition des tâches, le détail du produit ou service que vous voulez faire, vos objectifs, la description graphique, fonctionnelle et technique, les modalités de réalisation ou encore les délais de réalisation.

Prenez le temps de bien établir ce document, afin de bien expliquer vos attentes et vos besoins. En étant le plus exhaustif possible, vous réduisez considérablement vos risques, un document mal rédigé laisse place à l’interprétation et à l'incompréhension des besoins. 

Il aidera également les prestataires à chiffrer au plus juste la réalisation de votre projet.

Quelques conseils pour vous aider dans la rédaction

La rédaction d’un cahier des charges pour une application n’est pas facile, tâchez dans la mesure du possible de penser à chaque aspect de la réalisation de votre projet et de vous projeter un maximum sur toutes les composantes de votre application. Il s’agit d’un passage obligatoire qui vous servira à minima à faire mûrir vos idées.

Ce document doit être un modèle de clarté et de précision. Soyez simple et direct dans la rédaction de votre expression de besoin. Il est généralement présenté sous la forme d’un document Word, Powerpoint ou Pdf, bien structuré, pouvant inclure des éléments visuels utiles à sa compréhension : schémas explicatifs, maquettes fonctionnelles, logos, captures d’écrans de sources d’inspiration, illustration. Plus vous serez rigoureux dans sa rédaction, plus les agences pourront faire une estimation précise de la faisabilité, des délais de réalisation et des budgets. 

Si vous n’êtes pas en mesure de formaliser vous-même ce type de document, nous vous invitons à nous solliciter pour utiliser notre template.

Rappelez vous que le cahier des charges de votre application possède également une valeur juridique en cas de conflit avec votre prestataire. 

1. Présentez le contexte de votre projet

Il est important de faire une présentation de l’entreprise. Expliquez qui vous êtes. Quels sont vos produits et vos services ? Qui sont vos cibles ? Qui sont vos principaux concurrents ? Expliquez pourquoi vous avez décidé de développer une application et quelle sera sa fonction au sein de votre activité. Indiquer les outils digitaux que vous possédez déjà et si des interactions sont à prévoir entre la future application et votre système d’information. En somme, rédigez toutes les informations qui peuvent être utiles à vos prestataires pour mieux comprendre votre environnement. 

Dans cette partie, vous devez détailler le ou les objectifs de votre projet. Expliquez le rôle de votre future application, à quel(s) besoin(s) répond-elle ?

Exemple de structuration :

• Votre entreprise, qui vous êtes ?

• La problématique, pourquoi faire ce projet ?

• La situation actuelle, comment travaillez-vous actuellement ?

• Les objectifs de l’application, comment voulez-vous voulez travailler à l’avenir ?

• La cible, quels seront les utilisateurs du dispositif

• La stratégie du projet, c’est à dire quels sont mes indicateurs de succès et comment rentabiliser mes investissements

2. Donnez des informations sur le design que vous souhaitez

L’ergonomie ( UX) et le design (UI) sont les éléments essentiels au projet qui rendent l’interface plaisante et facilement utilisable. L’application doit répondre aux besoins de l’utilisateur sans apprentissage, de façon intuitive, parfois ludique, tout en garantissant une expérience adaptée et optimale. L’ergonomie du projet, elle, dépend de sa cible, de la tâche à laquelle l’app souhaite répondre et du contexte dans lequel il sera utilisé.

Pour bien adresser cette étape, il vous faudra :

• Transmettre l’existant, si vous avez un logo et une charte graphique. Sinon ce n’est pas grave, expliquez dans le document qui est chargé de créer le logo ou si vous laissez l’agence s’en occuper.

• Proposer des wireframes, aussi appelés maquettes fil de fer, définissez, à l’aide de dessins simplifiés (ne vous attardez pas sur les aspects esthétiques), les écrans qui composeront votre application. Ils permettent d’avoir une idée plus précise de l’arborescence et des différents éléments constitutifs de vos écrans. Idem, si vous ne savez pas réaliser un parcours utilisateur ergonomique et fiable, vous pouvez aussi les réaliser avec une agence et les rajouter ensuite dans le cahier des charges. 

• L’ergonomie et le design, si vous avez des maquettes finalisées voire même un prototype graphique nous vous invitons à les ajouter dans votre cahier des charges.

• Vos sources d’inspiration, listez quelques applications dont le design vous inspire, cela aidera votre prestataire à cerner ce qui vous plait et ce qui ne vous plait pas. 

Enfin, ces éléments ne sont pas indispensables au cahier des charges mais ils favorisent la bonne compréhension des agences que vous solliciterez.

3. Décrivez les fonctionnalités attendues

Commencez par exposer votre concept, par exemple : “Nous souhaitons lancer une application de digitalisation d’un de nos processus papier qui doit s’intégrer dans notre système d’informations.” 

Puis listez toutes les grandes fonctionnalités que vous envisagez, 

• pour l’application, 

• pour son backoffice (interface d’administration de votre app)

• et pour les éventuelles intéractions avec vos processus existants 

A titre d’exemple, voici une liste des éléments que vous devrez définir pour une fonctionnalité qui paraît très simple et que l’on retrouve sur de nombreuses applications, à savoir, la création de compte et la connexion :

• Il faut déterminer les informations requises pour la création de compte : nom, prénom, pseudo, identifiant, mot de passe, adresse postale, téléphone…

• Se demander s' il faut prévoir une connexion via les réseaux sociaux (Facebook Connect, Google , Apple connect, …) ? 

• Ou alors, s’il faut prévoir une connexion SSO avec votre système d’information ? 

• Ou encore s’il faut prévoir du Touch ID pour des raisons de sécurité ou pour faire gagner du temps à l’utilisateur ?

• Doit-on retrouver une gestion de mot de passe oublié ?

• Il faut également préciser le niveau de sécurisation

• Aussi, il faut se demander s' il est nécessaire d’activer un lien envoyé par email , ou s' il est préférable d’ajouter un code reçu par SMS pour finaliser la création d’un compte ?

• Doit-on déconnecter l’utilisateur de l’application au bout d’un certain temps

• Doit-on le forcer à changer son mot de passe régulièrement ?

• Comment l’application doit fonctionner hors connexion ?

Spécifiez le volume d'écrans et ce que peuvent faire chacuns d’eux. Si possible, complétez vos croquis pour illustrer votre besoin.

4. Donnez des indications sur vos attentes techniques

Vous n’êtes pas développeur mais ceci n’est pas un problème. Ici, il vous faudra uniquement définir le cadre général de vos attentes et de quelle manière vous souhaitez être accompagné. En effet, bien souvent, le cahier des charges fonctionnel d’une application sera complété par un cahier des charges technique rédigé par le développeur. Pour autant, il est préférable d’indiquer à minima, les éléments suivants :

• Les devices cibles, quels terminaux seront  utilisés (desktop, tablette, smartphone, objet connectés…) ?

• Les plateformes, quels navigateurs et ou quels systèmes d’exploitation et quelles versions et faut-il supporter à minima (Firefox, Chrome, Android, iOS…) ?

• Outils de développements, avez-vous des exigences particulières sur la technologie à utiliser (généralement on regardera les technologies les plus performantes ou les plus pérennes ou ce qui est maîtrisé par nos équipes internes) ? 

•  Quels sont les indicateurs de performance que vous souhaitez suivre (4 à 8 KPI) ?

5. Indiquez les perspectives d’exploitation du projet

Pour cette partie, tout dépend de votre environnement et de votre structure actuelle. L’objectif est d’indiquer comment vous voyez le prestataire vous accompagner une fois que le dispositif sera en ligne mais vous pouvez aussi vous charger de certaines missions pour mieux maîtriser votre projet ou simplement pour réduire la note. Renseigner les termes qui permettront aux prestataires de mieux comprendre vos attentes, c’est aussi assez technique mais tôt ou tard cette montée en compétence de votre part sera nécessaire. Il vous faudra définir les éléments suivants : 

• L’hébergement du dispositif. Sera-t-il hébergé par vos soins ou par le prestataire ? Quel serait le niveau requis : hébergement mutualisé ou dédié ? Une astreinte 24/7 est-elle nécessaire

• Le support en cas de problème. Qui répond aux utilisateurs ? Qui s’occupe d’identifier la source d’anomalies ? Sous quel délai maximum ?

• La maintenance, souhaitez-vous un accompagnement tout compris ou minimaliste ?

6. Enfin, donnez le cadre que vous apportez au projet

Lister vos ressources va vous aider à définir vos moyens et ceux que vous devrez aller chercher chez des prestataires. Listez quelles personnes vont travailler sur le projet et qui vont prendre en charge quelles missions ? Également, listez vos contraintes, par exemple vos indisponibilités.

Ensuite, listez les prestations que vous attendez de chacun, expliquer clairement quelles parties concernent votre prestataire et lesquelles seront à votre charge. Il est important dans le cahier des charges que les fonctions et les responsabilités de chaque mission soient clairement délimitées et définies.

Donnez un ordre d’idée de votre budget afin de recevoir des devis en accord avec vos attentes ou des recommandations si votre besoin est plus important que ce que vous pouvez financer. Si vous ne savez pas trop vers quoi aller, nous vous invitons à utiliser notre simulateur de prix qui vous donnera un ordre de grandeur.

Enfin, niveau calendrier, si vous avez un objectif important avec une opportunité de marché forte, indiquez votre planning prévisionnel et ses différents jalons. Dans le cas contraire, si vous n’avez pas de contrainte de temps, laisser les agences vous proposer un délai.

Conclusion

Un cahier des charges complet permet de gérer son projet efficacement, en maîtrisant son budget, son temps et en évitant les mésaventures. Prenez le temps de bien le rédiger ou de vous faire accompagner car c’est la clé de votre succès à venir.

Pour finir, pensez également à savoir s’il existe des applications qui font déjà ce que vous voulez faire. Vous pouvez vous inspirer de ce qui existe déjà, voir même, de proposer des améliorations, en tous cas ne pas reproduire les mêmes erreurs et offrir un meilleur service.